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Website Management
Wenn die Planungs- und Einrichtungsphase Ihres Webauftritts abgeschlossen ist und die Website im Internet erreichbar ist, geht sie in die Betriebsphase. Diese stellt neue und andere Anforderungen an den oder die Betreiber.
Einrichten ist sozusagen Theorie, Betrieb ist Praxis. Im Betrieb zeigt sich, ob die Annahmen, die man getroffen und Entscheidungen, die man gefällt hat, die richtigen waren. Es ist unvermeidlich, dass sich Probleme zeigen werden, an die man nicht gedacht hat, oder Überraschungen auftauchen, mit denen man nicht gerechnet hätte. Und selbstverständlich kann es auch zu technischen Pannen kommen, die rasch behoben werden müssen.
Eine Website kann und sollte man nicht sich selbst überlassen. Oder möchten Sie von jemandem zu hören bekommen: "Ich habe versucht, Ihnen per Kontaktformular eine Anfrage zu schicken, aber es kam eine unverständliche Fehlermeldung." Eine Website ist wie eine Maschine in einer Fabrik: sie muss funktionieren, und wenn sie es nicht mehr tut, muss der oder die Verantwortliche das sofort erfahren.
Es gibt Websites, die nur als Visitenkarte einer Person oder eines Unternehmens dienen. Doch selbst diese gilt es zu pflegen. Kontaktinformationen müssen aktuell gehalten werden, neue Informationen hinzugefügt und veraltete entfernt werden. Für Unternehmensseiten gilt dies in einem weit höheren Mass: Wer Produkte bewirbt, die nicht mehr lieferbar sind oder News von vorgestern verbreitet, macht sich unglaubwürdig und verliert auf längere Sicht Umsatz und Kunden.
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Monitoring
Sobald Ihre Website online ist, muss sie überwacht werden, so dass Störungen des technischen Betriebs, fehlende oder veraltete Inhalte oder Probleme mit Kontaktformularen möglichst rasch erkannt und behoben werden können. Nichts wirkt auf einen Besucher trostloser als auf einer Seite anzukommen, auf der ihm das längst abgelaufene Sonderangebot von vor einem halben Jahr angepriesen wird. Ganz zu schweigen vom berüchtigten "404 - Seite nicht gefunden" oder gar "500 - Server Error"
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Content Management
Eine störungsfrei laufende Technik ist das eine Standbein des Betriebs einer Website. Das andere ist die Bewirtschaftung der Inhalte, das «Content Management». Mit dem Einsatz eines «Content Management Sytems» wie Wordpress, Typo3 oder etwas Ähnlichem haben Sie sich als Website-Betreiber ja bereits Gedanken darüber gemacht, was für Inhalte sie präsentieren wollen und wie diese erstellt und verwaltet werden können. Diese Gedanken müssen nun in die Tat umgesetzt werden.
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Content-Planung
Selbst wenn sich nur eine Person mit der Inhaltspflege beschäftigt, ist ein Content-Plan sinnvoll, ja eigentlich unverzichtbar. Im einfachsten Fall ändert man einmal pro Woche den Inhalt der Homepage, wechselt den Text unter «News» aus oder aktualisiert die Information über Promotionsmassnahmen und Aktionen.
Wenn mehr Inhalte zu verarbeiten sind oder wenn der Rhythmus der Änderungen schneller ist als einmal pro Woche, dann kommen Sie auf keinen Fall um einen Content-Plan herum. Denn in diesem Fall wird sich nicht eine Person allein 7 Tage in der Woche und 365 Tage im Jahr darum kümmern können.
Erstellen Sie also unter allen Umständen einen Content-Plan. Das kann im einfachen Fall über den Terminkalender geschehen, besser noch ein Excel-Sheet. Für grössere Websites mit häufig wechselnden Inhalten empfiehlt sich der Einsatz eines CMS mit der Möglichkeit Inhalte vorzuerfassen und zeitgesteuert auszuspielen.
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Content-Erstellung
Text ist der technisch am einfachsten zu erstellende Content. Text muss man einfach nur schreiben. Oder? Nein, ganz so einfach ist auch Text nicht! Der geschriebene Text muss mindestens auf Schreib- und Grammatikfehler geprüft werden, in manchen Fällen auch auf die Einhaltung von inhaltlichen Richtlinien.
Bilder sind ein Kapitel für sich. Kaum eine Website kommt ohne sie aus, doch viele Website-Betreiber schenken ihnen zu wenig Aufmerksamkeit. Wer Bilder nur von ihrer Optik und Aussage her betrachtet, hat einen zu beschränkten Blick. Denn Bilder sind nicht nur gestalterische, sondern auch technische Objekte. Sie können als Bremse beim Laden der Website wirken und für peinliche Stille sorgen, wenn jemand sich die Seite mit einem Screen Reader vorlesen lässt. Achten Sie also unbedingt darauf, dass die «Best Practice» Regeln für Bilder eingehalten werden! Und nehmen Sie das Urheberrecht nicht auf die leichte Schulter!
Immer mehr Websites stützen sich heute auf Videos. Diese können eine sehr wertvolle Bereicherung einer Website darstellen, doch wenn sie nicht professionell erstellt sind, wirken sie im besten Fall unbeholfen, im schlimmsten Fall lächerlich. Rechnen Sie bei Videos stets mit einer relativ langen Vorlaufzeit für die Erstellung und lassen Sie Schnellschüsse besser bleiben.
Eine oft vergessene Content-Kategorie sind Daten. Sollte Ihr Unternehmen über Daten verfügen, die zur Veröffentlichung geeignet sind, wäre es schade, auf diese als Content-Quelle zu verzichten. Daten können statisch als Tabelle oder Grafik eingebunden werden oder interaktiv mit Möglichkeiten zur Auswahl und Filterung.
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Content einpflegen
Ob Sie den Text zunächst in Word erstellen und dann ins CMS hineinkopieren oder gleich im CMS erfassen, bleibt Ihnen beziehungsweise Ihrem Team überlassen. Wichtig ist nur, dass der Text rechtzeitig im System ist.
Bei Bildern ist der Prozess der Bereitstellung komplexer: Bilddateien müssen erstellt werden, das heisst, jemand muss Fotos aufnehmen oder Grafiken anfertigen. Oder man kauft Bilder ein, etwa bei einem Anbieter von Stock Photos. In beiden Fällen ist die rechtliche Seite abzuklären: für welchen Zweck und wie lange darf man die Bilder verwenden? Sind Personen abgebildet, und wenn ja, haben diese ein entsprechendes «Model Release» unterschrieben? Ist ein Link zum Urheber der Bilder erforderlich?
Auf der technischen Seite muss man sich um Dinge wie Bildgrösse und Seitenverhältnis kümmern, vor allem aber ist darauf zu achten, dass die Bilder optimal komprimiert werden, so dass sie die Seite nicht ausbremsen.
Schliesslich sind noch die Bild-Metadaten einzutragen: Bildlegende, ALT-Text, gegebenenfalls Name des Urhebers und/oder Inhabers der Bildrechte sowie gegebenenfalls ein Link zu diesem.
Für Videos unterscheidet sich der Prozess der Bereitstellung nicht wesentlich von dem bei Fotos und Grafiken. Eigene Herausforderungen bietet jedoch das Hosting und Streaming von Videos. Hier greifen viele Website-Betreiber auf Dienste wie YouTube, Vimeo, Kaltura oder Infomaniak Video Streaming zurück.
Bei Daten müssen Schnittstellen zwischen der Datenquelle, zum Beispiel einer Datenbank, und der Website hergestellt werden, normalerweise eine API.
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Content-Freigabe
Der letzte Schritt des Content-Prozesses ist die Endkontrolle mit allfälliger Freigabe der Inhalte. Im Ein-Personen-Betrieb besteht dieser Schritt darin, dass man sich die entsprechenden Seiten im CMS oder auf dem Staging Server kritisch anschaut, auf Fehler und Ungereimtheiten achtet und schliesslich publiziert.
Grössere Betriebe mit komplexeren Websites sollten einen Prozess implementieren, bei dem stets nach dem Vier-Augen-Prinzip verfahren wird: wer den Content erstellt, kann ihn nicht auch freigeben und publizieren. Es muss also stets eine andere Person die Aufgabe der Endkontrolle übernehmen, und nur diese Person kann die Publikation auslösen.
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Feedback Handling (reputation, legal)
Trotz sauber aufgesetzten Kontroll- und Monitoringprozessen kann es vorkommen, dass ein Aussenstehender etwas bemerkt, was er für auffällig, falsch, irreführend, verwerflich oder strafwürdig hält, und dass er dieses meldet. Solche Meldungen müssen unter allen Umständen möglich sein, zu einer verantwortlichen Person gelangen und geprüft werden. Andernfalls können rechtliche Konsequenzen drohen oder die Reputation des Website-Betreibers beschädigt werden.
Unser Rat: Bieten Sie auf jeder einzelnen Seite Ihres Webauftritts eine Kontaktmöglichkeit, sei es per Telefon, E-Mail oder Messenger-Dienst, an und sorgen Sie dafür, dass Kontaktaufnahmen zumindest innerhalb der üblichen Geschäftszeiten gelesen beziehungsweise gehört werden.
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Incident Handling (technical)
Unterhalten Sie nur eine kleine Website, auf der Sie lediglich Informationen vermitteln und Kontaktangaben machen, wird ein technischer Ausfall kaum gravierende Folgen haben. Anders, wenn Sie aktuelle Nachrichten veröffentlichen oder in einem Webshop etwas verkaufen. In diesem Fall gilt es nicht nur, Störungen zeitnah zu bemerken, sondern es müssen raschestmöglich Massnahmen zur Behebung ergriffen werden. Hierfür ist die Einrichtung eines Pikettdienstes ratsam.
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