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Sechs Gründe, warum der Monatsreport Angst macht

— und was man dagegen tun kann

28. August 2024 Mike

Die monatliche Auswertung und Präsentation der Geschäftszahlen sind ein wichtiges Instrument für jedes Unternehmen. Doch für viele Mitarbeiter ist ihre Erstellung mit Stress und Sorgen verbunden. Damit Sie dem Abgabetermin künftig entspannter entgegensehen können, beleuchten wir die häufigsten Gründe für diese "Monatsreport-Angst" und zeigen praktische Lösungsansätze auf.

1. Zeitdruck

Problem: Die Geschäftsleitung erwartet den Report schnellstmöglich, was den Zeitrahmen für die Aufbereitung der Zahlen stark einschränkt.
Lösung:
  • Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan und kommunizieren Sie diesen klar.
  • Nutzen Sie Vorlagen, die sich leicht aktualisieren lassen.
  • Automatisieren Sie den Prozess der Erstellung soweit es irgend möglich ist.

2. Verzögerungen bei der Datenerfassung

Problem: Nicht alle erforderlichen Daten treffen rechtzeitig aus den verschiedenen Abteilungen ein.
Lösung:
  • Senden Sie frühzeitige Erinnerungen an die zuständigen Stellen.
  • Implementieren Sie ein Tracking-System für den Dateneingang.
  • Bereiten Sie für Notfälle Ersatzreports mit Platzhaltern vor.

3. Das monströse Excel-Sheet

Problem: Alle bisherigen Daten befinden sich in einer einzigen Excel-Datei. Jeden Monat kommt ein neues Blatt dazu und muss korrekt mit dem Rest verknüpft werden. Das wird zunehmend unhandlich und fehleranfällig.
Lösung:
  • Teilen Sie das Mega-Sheet in kleinere, verknüpfte Einheiten auf.
  • Erwägen Sie den Umstieg auf eine Datenbank mit vorgefertigten Abfragen.
  • Schulen Sie das Team in effizientem Datenmanagement.

4. Datenqualität

Problem: Die Überprüfung der Vollständigkeit und Korrektheit aller Zahlen ist zeitaufwendig.
Lösung:
  • Implementieren Sie das Vier-Augen-Prinzip bei der Kontrolle.
  • Nutzen Sie automatische Validierungen während der Dateneingabe.
  • Etablieren Sie einen Feedback-Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung.

5. Unangenehme Ergebnisse

Problem: Enttäuschende Zahlen können Unmut auslösen und sind schwierig zu präsentieren.
Lösung:
  • Bereiten Sie Erklärungen und mögliche Lösungsansätze vor.
  • Setzen Sie die Zahlen in einen größeren Kontext (z.B. saisonale Schwankungen).
  • Fokussieren Sie auf positive Aspekte und zeigen Sie Verbesserungspotenziale auf.

6. Präsentationsangst

Problem: Die Erwartungen an Inhalt und Gestaltung des Reports sind hoch, und schwierige Fragen können aufkommen.
Lösung:
  • Investieren Sie Zeit und nötigenfalls Geld in eine klare, ansprechende Gestaltung der Vorlage.
  • Nutzen Sie KI-Tools, um mögliche Fragen zu simulieren und sich vorzubereiten.
  • Üben Sie die Präsentation mit Kollegen und holen Sie Feedback ein.

Fazit: Proaktives Handeln ist der Schlüssel

Der wichtigste Rat lautet: Lassen Sie sich nicht vom Abgabetermin überraschen. Ein Monatsreport ist gut planbar – nutzen Sie diesen Vorteil. Bereiten Sie alles vor, auch wenn die finalen Zahlen noch ausstehen. Verwenden Sie Platzhalter oder hochgerechnete Zahlen für Formatierungen, Grafiken und Verknüpfungen. So können Sie die endgültigen Daten später problemlos einsetzen.

Wie Calya Consult Sie unterstützen kann

Unser Team verfügt über langjährige Erfahrung in der Erstellung periodischer Reports. Wir bieten massgeschneiderte Lösungen für jede der genannten Herausforderungen.

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